溝通的目的在於，如何讓對方在知道訊息後，做出理解、回饋或採取行動，而其關鍵則有賴於明確的「主題和其相關解答」與同時傳達「期待的反應」，才能讓對方在聽完你的陳述或提案後，做出符合你預期中的行動。
主管：山田，X公司最近的業績如何？
山田：是，X公司最近一季銷售額為220億元，營業利益為5億日圓。昨天股票收盤價為每股358日圓。
主管：所以呢？
山田：啊！是……好像還有特別損失的部分，扣除稅額之後，利益為兩億日圓。
主管：哦！所以呢？
山田：啊！還有……該公司利息收入為兩百萬日圓，銷售成本……
主管：我是問你，他們的業績怎麼樣？好或不好？
山田：哦！是……似乎回升了不少。
主管：好啦，有上升就是了，我知道了……
這是《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》一書中的開頭場景，很多人看完，或許也會覺得心有戚戚焉。職場上，我們常會見到這種人，資料準備充分、回答內容也很詳細，卻說不到重點上，只見其講了一堆，聽的人依然一頭霧水，讓人忍不住想翻白眼，「你到底想要說什麼啊？」
明確表明期待，促使對方做出反應
會發生這種「講的人說了很多、聽的人卻聽不懂」的情形，曾任麥肯錫（McKinsey & Company）溝通專員的照屋華子在《邏輯寫作力》中提到，問題不在資料不足，而是談話中的「主題」與「期待」模糊不清：「主題不清楚」，於是聽者不知道說者到底想要傳達什麼，「也無從看出說者期待聽者有何反應」，自然會造成聽者聽完，卻不知自己為何需要知道。
照屋華子表示，所謂工作，說穿了就是一連串與他人的溝通，透過交換資訊，進而或讓對方同意、或得到某些建議，或是引發接下來的行動。因此不論是多麼複雜的企畫、報告或討論，所有商場上的資訊溝通，都可以分為5個基本要素：「說者（作者）」「聽者（讀者）」「主題」「解答」與「期待的反應」。
溝通基本上是雙方資訊的交流，因此必然包含說的一方（或作者）與聽的一方（或讀者）。在兩者之間彼此傳達的，則是溝通的「主題」，例如「新通路的開發」或「如何提升X產品市占率」等。而針對此一主題的說明，則是「解答」；如果是報告，則是報告書內容；若是企畫，則是提案內容。
「主題和其相關解答」是溝通內容中很重要的一部分，但只有這些並不足以構成一個有效的商業溝通。照屋華子強調，唯有同時傳達「期待的反應」，表達自己希望對方在知道訊息後做出哪些行動，諸如主管看完報告書，說出「儘早實行報告中的對策」；或是客戶看完企畫書，表示「可以將這項新服務的細節詳細解說嗎，才能順利帶出下一次商談的機會，讓事務繼續向前推進，才是商業溝通真正的目的。
用有邏輯的立論，提高說服力
不過，具備了上述要素，溝通就能順利進行了嗎？未必！要是聽者覺得主題與解答之間的關係有問題，無法信服於相關立論，還是無法被說服。因此，任何有效的主題內容，在陳述時，都應該具備下列3個要素：結論（說明主題核心）、根據（為何達此結論），以及資料（導出根據的事實與資料），唯有三者環環相扣、彼此貫連，當根據能導出結論、結論能由資料證實，才是有邏輯的立論，聽者也才會真的被打動。
這三者的組合，日本圖解思考大師西村克己在《一秒就能做對決定》中稱之為「三角邏輯」，在照屋華子和岡田惠子合著的《邏輯思考的技術》中，則稱為「金字塔原理」（The Minto Pyramid Principle），不管名稱為何，都是讓立論站得住腳的根本邏輯。反之，要是三者間無法成為穩固的金字塔結構，例如結論不是「針對問題的解答」，而是「自己想說的話」，或根據「不是事實」，而是「個人的判斷」等，就會造成內容重複、遺漏、離題，或敘述前後不連貫，這時主張自然無法取信於人，聽者也會含混不明、掌握不到重點了。
（整理‧撰文 / 謝明彧 編輯 / 齊立文，本文取材自《經理人月刊》2012年2月號）
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